Selasa, 19 Juni 2012

Tugas Resume Mata Kuliah Administrasi Perkantoran dan Perbekalan

Nama : Defian S. Simbolon
NIM   : F1B010103

BAB VI
ADMINISTRASI LOGISTIK

Ada enam langkah utama proses administrasi logistik, yaitu:
1.      Perencanaan kebutuhan
2.      Pengadaan logistik
3.      Penyimpanan
4.      Distribusi
5.      Penggunaan, dan
6.      Penghapusan

Perencanaan Kebutuhan
Perencanaan merupakan kegiatan pengambilan keputusan sekarang mengenai hal yang akan dilakukan di masa depan. Dalam perencanaan kebutuhan logistik, logistik yang dibutuhkan harus menjamin bahwa penyelenggaraan semua jenis fungsi organisasi maupun fungsi penunjang berlangsung dengan lancar, efisien, dan efektif. Untuk penyusunan perencanaan logistik yang baik perlu diperhatikan enam pertanyaan yang harus terjawab tuntas, yaitu apa, dimana, bilamana, bagaimana, siapa, dan mengapa.

Pengadaan Logistik
Pengadaan logistik dapat ditempuh dengan berbagai cara seperti membuat sendiri, menyewa, sewa-beli, meminjam, dan membeli. Semua cara tersebut tujuannya sama yaitu agar logistik yang diperlukan tersedia dalam jumlah, jenis, dan mutu yang sesuai dengan harga dan kebutuhan organisasi pembeli.

Penyimpanan
Langkah pengadaan biasanya diikuti dengam penyimpanan karena sarana kerja yang telah diadakan mungkin saja tidak langsung digunakan. Sasaran dari kegiatan penyimpanan adalah :
1.      Adanya klasifikasi yang jelas bagi setiap peralatan dan barang baik yang sifatnya habis sekali pakai (non durable goods) atau dapat digunakan berulang kali (durable goods).
2.      Tersedianya tempat penyimpanan yang memenuhi persyaratan seperti terjaminnya keamanan barang yang disimpan, terlindung dari kerusakan, penyimpanan memudahkan pengambilan, dan pengendalian stok yang handal.

Distribusi
Barang yang disimpan pasti akan dikeluarkan guna didistribusikan dan digunakan oleh berbagai satuan dalam organisasi. Untuk itu diperlukan sistem distribusi yang cepat, efisien, dan aman. Karena itu dibutuhkan kerjasama yang bagus antara satuan kerja pengguna alat/barang tertentu dengan petugas penyimpanan.  Kerjasama tersebut dapat terbina apabila:
1.      Pengguna alat/barang menyampaikan kebutuhannya dengan jelas.
2.      Terdapat kecekatan petugas gudang dalam memproses permintaan pengguna alat/barang.
3.      Ada sistem distribusi yang tidak berbelit-belit dan mekanisme yang telah ditetapkan ditaati oleh semua pihak.

Penggunaan
Dalam penggunaan logistik, prinsip efisiensi dan efektivitas merupakan hal yang harus dipegang teguh agar tidak terjadi pemborosan dalam organisasi. Untuk itu yang perlu diperhatikan dalam penggunaan adalah sikap mental dan keterampilan menyelesaikan tugas.

Penghapusan
Semua alat/barang (kecuali tanah) semakin lama akan semakin turun nilainya dan akan mencapai titik nol, karena itu diperlukan adanya kebijakan penghapusan. Ada dua hal yang harus terdapat dalam kebijaksanaan penghapusan, yaitu: 
1.      Prosedur penghapusan alat/barang tertentu
2.      Rencana pengadaan alat/barang tertentu
Artinya bersamaan dengan adanya penghapusan, rencana untuk pengadaan alat/barang pengganti harus sudah dilakukan.


BAB VII
ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengertian Administrasi Dalam Arti Sempit
Kegiatan ketatausahaan yang mencakup korespondensi, kesekretariatan, penyusunan laporan, dan kearsipan merupakan pengertian administrasi dalam arti sempit. Di kalangan para ahli telah disadari bahwa pengertian administrasi yang sesungguhnya jauh lebih luas dari identifikasi tersebut. Namun sesungguhnya administrasi dalam arti sempit merupakan salah satu komponen dari administrasi dalam arti luas.

Peranan Administrasi Perkantoran
/Administrasi perkantoran merupakan fungsi penunjang yang diselenggarakan untuk mendukung penyelenggaraan fungsi utama dalam sebuah organisasi yaitu pencapaian tujuan. Keseluruhan peran administrasi perkantoran berkisar pada bagian kegiatan penunjang. Tetapi meskipun bersifat penunjang, kegiatan administrasi perkantoran tidak kalah pentingnya dengan pelaksanaan fungsi utama karena dalam administrasi perkantoran ada sistem informasi yang sangat penting bagi pengambilan keputusan dan operasional dalam organisasi.

Manajemen Perkantoran
Dalam organisasi modern yang besar biasanya terdapat satuan kerja yang tugas utamanya menyelenggarakan kegiatan pengelolaan kantor. Satuan ini dimpimpin oleh manajer yang bertanggung jawab atas lancarnya semua kegiatan perkantoran dalam organisasi. Cakupan tugasnya menyangkut prasarana fisik dan upaya pendukung kegiatan-kegiatan operasional.

Kantor Masa Depan
Kegiatan perkantoran di masa depan diperkirakan akan sangat berbeda dari kantor yang sekarang. Perbedaan tersebut seperti:
1.      Makin berkurangnya tenaga kerja yang berkarya di kantor karena makin banyak kegiatan kantor yang dilakukan mesin
2.      Adanya kantor tanpa kertas karena informasi tidak lagi diproses menggunakan kertas melainkan dengan cara lain seperti penggunaan komputer, telepon, video, atau berbagai peralatan canggih lainnya.
Bentuk kantor bisa saja berubah, tetapi esensi kantor sebagai jantung organisasi tidak akan berubah/hilang sama sekali.

2 komentar: